Diseño colaborativo de servicios públicos #INAP GOBIERNOABIERTO
Este último reto nos invita
a ser lo más creativos posible en el diseño de un proyecto público que podamos
aplicar al área de trabajo que llevamos a cabo. Yo trabajo en el Instituto de
Ciencias Marinas de Andalucía, (CSIC) por lo que, me centraré en una posible
actualización del centro y en concreto en el servicio de Administración y RR.HH.
Identificación del Proyecto:
“Mejora del Servicio del
Área de Administración y RR. HH del ICMAN.”
Justificación: El Instituto de Ciencias Marinas de Andalucía tiene una larga trayectoria
en el campo de la innovación y la investigación. Alberga y se nutre de grandes
proyectos que se financian con dinero público y que en pos de la transparencia
y las medidas de gobierno abierto aplicables precisa de servicios eficaces y
eficientes que ofrezcan a sus usuarios la posibilidad de formarse y afrontar
las numerosas novedades que ofrece la globalización y la digitalización. Es por
ello por lo que es fundamental la implementación de servicios personalizados y
formación a los distintos actores que conforman el organigrama general del centro.
Actores implicados
a) Empleados:
- Director y Gestor
- Personal administrativo
b) Usuarios:
§
Investigadores y científicos
§
Alumnos Predoctorales
§
Alumnos Postdoctorales
§
Otros Usuarios
Plan de diseño
Colaborativo
PROGRAMACIÓN
- Creación de un Comité de Rediseño:
- Con la participación de los actores implicados.
- Nombrar a varios moderadores que representaran a las distintas áreas para
coordinar las reuniones y actividades.
- Recopilación de Datos:
- Elaboración de encuestas de satisfacción del servicio actual y
apertura de estado de observaciones y propuestas a aplicar a la mejora de
estos.
- Análisis de datos de uso del servicio de
administración y RR. HH del centro, tiempos de espera de atención y
gestión de trámites, satisfacción del usuario.
DISEÑO
- Talleres Colaborativos:
- Realizar sesiones de Brainstorming con todos los actores.
- Utilizar técnicas de diseño centrado en el usuario para generar ideas
(por ejemplo, sobre ayudas y tipos, modelos de justificación, aplicaciones
y webs específicas de registro de estas).
- Patrón que desarrollar:
- Se desarrollarán prototipos de nuevas soluciones (ej.: nuevo sistema
de gestión de trámites, aplicación de modelos preestablecidos y de fácil acceso).
- Dinamizar su uso en pequeños grupos de usuarios y empleados para
recibir feedback.
IMPLEMENTACIÓN
Y EVALUACIÓN
Los cambios se introducirán gradualmente previa formación e información a
los empleados y usuarios de los servicios.
Habrán además de establecerse sistema de retroalimentación continuas para
hacer un seguimiento y evaluación de las mejoras aplicadas.
En contrapartida, se obtendrán los conocimientos previamente adquiridos en
las formaciones y la experiencia que se vaya generando con el servicio
prestado, pudiendo así detectar posibles problemas y poder solventarlos.
CONCLUSIONES
El fomento de la gestión personalizada y el
asesoramiento en los procedimientos de justificación de ayudas proporcionaran
una mejora del servicio en pos de la eficiencia, la innovación y centrado en el
usuario, alineado con las necesidades y expectativas actuales.
